La gestión del riesgo en el SGC-VAF y el COVID-19

Uno de los cambios significativos que trajo consigo la nueva versión de la Norma ISO 9001:2015 fue la incorporación de la Gestión del Riesgo en las organizaciones, en tres ámbitos: considerando las cuestiones internas y externas que pueden afectar negativa o positivamente la continuidad de las actividades, a partir de las necesidades y expectativas de las partes interesadas pertinentes a la organización, y riesgos propiamente del sistema que se refieren específicamente al desempeño del sistema de gestión y de los procesos y subprocesos dentro de su alcance.

La gestión del riesgo en el Sistema de Gestión de Calidad de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera se realizó en tres grandes etapas:

• Definición del método para la identificación, evaluación y valoración del riesgo
• Identificación y valoración del riesgo conforme a los requisitos normativos
• Tratamiento de los riesgos y oportunidades

Cada proceso y subproceso consolidó en una tabla los riesgos y oportunidades identificados en cada categoría, con su respectiva clasificación y valoración, de acuerdo a la metodología implementada; tratamiento de los riesgos y oportunidades, para el caso de los riesgos evaluados como alto o extremo y para las oportunidades, considerando aquellas que se identificaron como prioridad institucional, además de su contribución al propósito de la organización.

¿Qué es el riesgo?

Según la norma ISO 9000:2015 (Fundamentos y vocabulario)  se define como el efecto de la incertidumbre. Para facilitar la comprensión del concepto, se desglosan los términos que lo componen en las notas aclaratorias: efecto, una desviación positiva o negativa de lo esperado; incertidumbre, estado, aunque sea parcial, de la deficiencia de información relacionada con la comprensión o el conocimiento de un evento, su consecuencia o probabilidad.

También se menciona que el riesgo se caracteriza a menudo por referencia a posibles eventos y consecuencias o una combinación éstos o que se expresa en términos de una combinación de las consecuencias de un evento (incluyendo cambios en las circunstancias) y la probabilidad asociada de ocurrencia.

Inicialmente en el SGC-VAF, la gestión del riesgo consideró la combinación de los aspectos de probabilidad e impacto, sin embargo, debido a la contingencia derivada por la presencia del COVID-19 ha sido necesario revisar y actualizar la identificación y valoración del riesgo, considerando los efectos o consecuencias que ha generado la pandemia: en la provisión y prestación del servicio, implementación de alternativas para la atención de solicitudes; revisión de los requisitos para la provisión y prestación del servicio; recursos requeridos; opciones para la comunicación con el cliente y partes interesadas y otras acciones que se han aplicado por parte de los procesos y subprocesos del SGC-VAF para garantizar la continuidad de las actividades misionales y propias de cada proceso y subproceso.

Con los riesgos y oportunidades identificados a partir de las necesidades y expectativas de las partes interesadas pertinentes, la dinámica de la gestión del riesgo aplicada por el SGC-VAF ha permitido identificar las expectativas que se han transformado en necesidades y atender las necesidades inicialmente no consideradas para el tratamiento, que actualmente se han convertido en prioridad para la institución.

Otro tanto ocurre con los riesgos y oportunidades señalados a partir de las cuestiones y externas del contexto organizacional, ya que, a partir de las diferentes variables de cada entorno, se han definido estrategias ofensivas y defensivas, adaptativas y de supervivencia, orientadas al tratamiento de los riesgos; eliminando los riesgos o mitigando sus consecuencias o aprovechando las oportunidades.

Estos cambios se han documentado en las matrices de riesgos que cada proceso y subproceso ha revisado y actualizado, en concordancia con la revisión y análisis que ha realizado a partir de la ocurrencia de este evento no deseado y sus efectos.

Lo invitamos a conocer más sobre este tema, consultando el procedimiento de la Gestión del Riesgo (VAF-PR-007-UDES) y las matrices de riesgos de los procesos y subprocesos del SGC-VAF, publicadas en la página web del SGC-VAF