VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES A PROGRAMAS PRESENCIALES
APERTURA, REGISTRO Y CIERRE DE MATRÍCULA ACADÉMICA Y DE SUS MODIFICACIONES
- ¿Por qué no puedo visualizar el recibo de matrícula?
El recibo de pago no se visualiza porque: • Usted se encuentra inactivo • Porque se encuentra PFP • Porque su Pc tiene bloqueada la opción “ventana emergente”.
- ¿Por qué no aparece la opción matrícula académica?
La opción matrícula académica no aparece porque:
• No se encuentra activo el pago financiero.
• No se encuentra activo el pago de la estampilla pro-cultura (para el campus Cúcuta).
• Pendiente de paz y salvo institucional.
- ¿Cómo se descarga el recibo de matrícula?
Ingrese al aplicativo Génesis con su usuario y contraseña, coloque el semestre actual, en los botones de la página principal seleccione la opción recibo de matrícula y en la siguiente venta, en la parte inferior derecha encontrará el botón para descargar el recibo.
- Una vez efectuado el pago de matrícula, ¿cuánto tiempo tengo para realizar la matrícula académica?
• El estudiante tiene como plazo para realizar matrícula académica, el periodo estipulado en el calendario académico; pero, una vez inicie su matrícula académica contará con un plazo de veinticuatro horas para registrar la totalidad de cursos.
• En caso de presentar inconvenientes (cruce de horario, no disponibilidad de cupos, cambio de jornada), debe comunicarse con su coordinador para gestionar una solución al problema. Si el sistema se cierra debe gestionar ante Registro y Control Académico una prorroga con el fin de completar su matrícula.
• En caso de pago extraordinario, extemporáneo, inclusiones, el sistema se habilitará una vez se encuentre registrado el pago financiero. La prórroga la habilitará la oficina de Crédito y Cartera.
- ¿Por qué cuando el estudiante ha pagado su matrícula no se habilita inmediatamente el sistema para matricular?
La activación del sistema de matrículas se realiza una vez se evidencia el pago. El banco se demora un día hábil en realizar los reportes de los pagos recibidos a las Instituciones correspondientes, por tal motivo se debe esperar al día siguiente en horas de la mañana recibir los pagos, facturar y así al terminar el día, generar los reportes pertinentes para realizar la activación de los pagos ingresados.
- Si no se aprueba una asignatura, ¿se debe cancelar un adicional o en qué afecta esto en el curso del plan de estudios?
El estudiante debe matricular los cursos de su plan de estudios de acuerdo con el orden de prioridades que menciona el reglamento académico estudiantil artículo 55:
• Los cursos perdidos en el semestre anterior.
• Los cursos pendientes de cursar y que pertenezcan a niveles anteriores a su nivel de ubicación actual dentro de su plan de estudios.
• Los demás cursos que figuren en el componente requerido u obligatorio de su programa académico, respetando los prerrequisitos establecidos para cada uno de ellos, según se lo permita el número de créditos autorizados para la matrícula.
• Los cursos del componente electivo previamente reportados por el director del programa.
• Las actividades de Bienestar Universitario y los cursos de formación complementaria, establecidos en el acuerdo de aprobación del programa académico.
- ¿En qué periodo se realiza la compra de créditos adicionales por parte del estudiante?
La compra de créditos académicos adicionales se realiza en el periodo matriculas estipulados en el calendario académico, previa autorización de la coordinación académica, cumpliendo el requisito de 3.5 de promedio ponderado acumulado.
Debe dirigirse al programa y solicitar la compra de los créditos adicionales para que le autoricen. Posteriormente, el subproceso de crédito y cartera se encarga de generar el recibo. El valor del crédito adicional dependen del programa académico.
- ¿Cuánto tiempo tiene el docente para el registro de notas en el sistema Galileo en cada corte?
Durante las fechas establecidas previamente en calendario académico. Una vez registrada la primera nota, cuenta con un plazo de 24 horas para completar el registro y realizar modificaciones; de lo contrario, debe realizar el proceso de modificación de calificaciones, con el coordinador del programa para que sea gestionado por Registro y Control Académico.
- ¿Cuáles son los documentos que se deben adjuntar para las siguientes actividades?
Los documentos que se deben adjuntar para las siguientes actividades son:
• Habilitaciones: nota interna, formato de registro de calificaciones y legalización del pago.
• Validaciones: nota interna, formato de registro de calificaciones y legalización del pago.
• Corrección de notas: nota interna aprobada por Consejo de Facultad, planilla o correo del docente.
• Cursos intersemestrales: reporte mediante nota interna de calificaciones y legalización del pago de los estudiantes matriculados.
- ¿Qué procedimiento se debe seguir un estudiante cuando se cierra un grupo por escaso número de estudiante o división de grupo?
Cuando se cierra un grupo por escaso número de estudiantes o división del mismo, el estudiante debe dirigirse a la respectiva coordinación para diligenciar el formulario de inclusión y cancelación, previa verificación de cupos disponibles en el curso a matricular. Una vez pase el tiempo de matrícula académica, los programas deben optimizar los grupos ofertados, revisando que se cumpla con la cantidad mínima de estudiantes matriculados en cada grupo; para los casos de los estudiantes que queden en los grupos cerrados, el coordinador del programa le informará al estudiante la novedad presentada y acordará la inclusión de otro grupo, para no afectar su matrícula académica. “No genera costos al estudiante”.
- ¿Quiénes pueden realizar matrículas?
• Los estudiantes.
• Los Directores y Coordinadores de programas y departamentos de Formación Permanente.
• Los funcionarios de registro y Control.
El responsable de matrícula depende de la situación académica del estudiante.
- ¿Qué es un crédito académico y cuál es su equivalencia?
Un crédito académico es la unidad de medida del trabajo académico que debe realizar el estudiante para aprender y desarrollar competencias propias del campo científico, disciplinar y profesional del Programa Académico.
Un crédito académico equivale 48 horas semanales de trabajo académico por parte del estudiante, excepto Medicina que son 54 incluidas las horas con acompañamiento del profesor y las horas de trabajo independiente.
- ¿Cuáles son las fechas de inclusión y cancelación de asignaturas?
Ingresando a los enlaces relacionados a continuación por campus, puede visualizar el Calendario Académico del semestre lectivo y allí podrá consultar las fechas estipuladas por la Institución.
- ¿Cómo se hace una solicitud de cambio de salón?
Para cambios de aulas debe enviar la solicitud a los siguientes correos, de acuerdo al campus, para verificar la disponibilidad durante las 16 semanas del semestre académico y si es posible reasignar el salón asignado.
Campus Bucaramanga: /
Campus Cúcuta:
Campus Valledupar: /
- ¿Cuántos cursos de informática se puede matricular a la vez?
Se pueden matricular 2 cursos por semestre, a través de la plataforma Génesis.
- ¿Cuándo se habilitan y con quien puedo consultar los cursos vacacionales?
Cada semestre el programa o departamento que ofertan los cursos analizan los posibles cursos a ofertar y las fechas en que se programarán, por lo tanto, la consulta se realiza con cada departamento y/o programa.
- Cuando un estudiante se encuentra en condicionalidad académica ¿quién apoya el proceso de matrícula académica?
Debe realizar su matrícula en compañía de la Dirección y/o Coordinación del respectivo Programa Académico.
- ¿Cómo se hace la readmisión al respectivo programa?
El proceso de readmisión se realiza a través de la plataforma Génesis:
Clic en trámites académicos
Seleccione trámite de readmisión
Seleccione el periodo en el que va a solicitar readmisión
- ¿Cuánto tiempo puedo dejar sin estudiar?
Si dejó la condición reglamentaria de estudiante y no quiere perder la continuidad de sus estudios académicos tiene hasta dos (2) años para solicitar readmisión. En este caso, debe someterse al cumplimiento del plan de estudios vigente y a los requisitos exigidos para la titulación en el momento de la readmisión y corresponde al director de programa, en caso de ser necesario, establecer las equivalencias a que hubiere lugar. En caso tal que haya transcurrido un tiempo de cuatro (4) años, debe inscribirse como aspirante nuevo a la Universidad de Santander y tendrá derecho a demostrar suficiencia, mediante un examen de validación, en aquellos cursos que haya aprobado. Excepto en los de prácticas formativas que pertenecen al componente profesional específico y debe cursarlos nuevamente.
- ¿Cuál es el número máximo de créditos que puede matricular por semestre?
Los créditos los establece el sistema teniendo en cuenta el semestre académico en el que se encuentre ubicado el estudiante, y la cantidad depende del plan de estudios de cada programa académico.
- ¿Se puede cursar intersemestrales en los campus Cúcuta, Valledupar y Bucaramanga?
Los intersemestrales son ofertados por los departamentos y programas académicos, sin embargo, el estudiante solo podrá inscribirse a los cursos intersemestrales que ofrezca el campus al que se encuentra adscrito.
GRADOS
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
REGISTRO DE CALIFICACIONES
- ¿Cómo calcular el promedio del semestre?
Para calcular el promedio del semestre se multiplica el número de créditos académicos de cada curso matriculado en el semestre por la calificación obtenida. Se suman los productos obtenidos de la multiplicación anterior y se divide la suma resultante por el número total de créditos académicos matriculados.
El proceso se explica en la siguiente imagen:
- ¿Cómo se realiza la cancelación de cursos?
•Bucaramanga: https://genesis-buc.udes.edu.co
•Cúcuta: https://genesis-cuc.udes.edu.co
•Valledupar: https://genesis-val.udes.edu.co
Revisar el curso a cancelar y dar clic en el botón rojo "Cancelar
El sistema confirma la acción de cancelación y le enviará un código de seguridad al correo electrónico registrado en el sistema. Digite el código recibido; si los caracteres coinciden, el sistema validará y realizará la operación de cancelación del curso seleccionado. Recuerde que no debe tener ninguna deuda de paz y salvo, en caso de tenerla no podrá cancelar cursos matriculados.
La cancelación de cursos de estudiantes condicionales, se debe realizar con el coordinador del programa. No aplica para las cancelaciones de Semestre.
- ¿Cómo se realiza la cancelación de semestre?
La realiza el estudiante a través del aplicativo Génesis, en la opción “trámites académicos”, cancelación semestre, redacta los motivos por los cuales solicita la cancelación del semestre y finalmente da clic en el botón "solicitar cancelación" que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla.
•Bucaramanga: https://genesis-buc.udes.edu.co
•Cúcuta: https://genesis-cuc.udes.edu.co
•Valledupar: https://genesis-val.udes.edu.co/#/
- ¿Por qué las fechas de cancelaciones de cursos no van hasta el último día de clases?
Las fechas de cancelación de cursos han estado publicadas en el calendario académico de la Universidad, estableciéndose siempre después del segundo corte.
- ¿Cuánto tiempo se demoran en procesar las notas reportadas ante Registro y Control?
Tres días hábiles después del ingreso de la nota ante la oficina de Registro y Control por parte de los programas o departamentos.
- ¿Por qué no me aparecen créditos en un curso vacacional o electivas o de línea en mi polígrafo?
La materia no se encuentra asociando a su plan de estudio y debe hablar con su Programa Académico para solucionar esta incidencia.
- ¿Qué calificación se debe tener para presentar una habilitación?
Debe obtener una calificación definitiva inferior a tres puntos cero (3.0) e igual o superior a dos punto cinco (2.5)
- ¿Qué porcentaje equivale la habilitación para una asignatura?
La habilitación tendrá un valor del cincuenta por ciento (50%) de la calificación definitiva y el cincuenta por ciento (50%) restante será la calificación correspondiente a la obtenida durante el período académico.
- ¿Para qué tipo de cursos o asignaturas se puede presentar una habilitación?
Para los cursos teóricos que no tengan algún componente práctico. Los cursos de prácticas formativas y de trabajo de grado no pueden habilitarse. La habilitación debe comprender la totalidad de los temas del curso regular y le corresponde el control de esta disposición al director del programa.
- ¿En qué fechas se emiten los polígrafos a estudiantes de práctica?
Las fechas establecidas para la generación de polígrafos se encuentran establecidas en el calendario académico de cada periodo, una vez finalizado el semestre los polígrafos se están actualizando constantemente según los reportes de calificaciones enviados por los programas académicos.
- Si un Docente no ha registrado notas en Génesis, ¿a dónde puede dirigirse el estudiante?
Para este tipo de inquietudes el estudiante debe comunicarse con el director de su respectivo programa.
- ¿Cuál es el proceso a seguir para solicitar permiso para presentar un supletorio? ¿En qué casos aplica?
Debe notificar al programa académico con el fin de que ellos validen la solicitud para aprobación o rechazo de la misma.
Aplica en los casos de:
•Incapacidad médica certificada
•Calamidad doméstica comprobada
•Eventos de fuerza mayor demostrados
NOTA: si la incapacidad supera el veinte por ciento (20%) del tiempo total del período académico, el estudiante deberá cancelar el (los) curso(s).
VERIFICACIÓN DEL REGISTRO DE HOMOLOGACIÓN DE CURSOS
OTRAS
- ¿Qué documentos se deben aportar para solicitar la modificación de nombres o apellidos por parte de un estudiante de la universidad?
• Diploma y acta original de bachiller con el nuevo nombre o apellido.
• Registro civil actualizado.
• ICFES actualizado con los nuevos nombres o apellidos.
• Fotocopia del documento de identidad actualizado.
• Oficio solicitando el cambio de nombre o apellido.
• Escritura pública notariada.
- ¿Qué entidades están encargadas de expedir la tarjeta profesional?
La tarjeta profesional es un trámite personal del estudiante, la universidad no realiza trámites para tarjetas profesionales.
- ¿Qué dependencia es la responsable de expedir los contenidos programáticos?
Los contenidos programáticos son expedidos por la dirección o coordinación académica respectiva.
- ¿Qué pasos se deben seguir para pago de contenidos programáticos?
El recibo de pago de contenidos programáticos se descarga desde la página institucional en "otros pagos" seleccionando en categoría "facultad" y en servicio "contenido programático" seleccionar la cantidad de materias. Posterior al pago debe presentar el recibo con la secretaria del programa académico.
- ¿Cómo reestablecer contraseña del sistema de gestión académica (SIGA-UDES)?
Para restablecer la contraseña en SIGA-UDES debe ingresar al link de cada Campus, así:
• Estudiantes aplicativo Génesis: para Bucaramanga https://genesis-buc.udes.edu.co, para Cúcuta https://genesis-cuc.udes.edu.co, para Valledupar https://genesis-val.udes.edu.co.
• Docentes Galileo: para Bucaramanga https://galileo-buc.udes.edu.co, para Cúcuta https://galileo-cuc.udes.edu.co, para Valledupar :https://galileo-val.udes.edu.co.
• Administrativos Master: para Bucaramanga https://master-buc.udes.edu.co, para Cúcuta https://master-cuc.udes.edu.co, para Valledupar https://master-val.udes.edu.co.
Se relacionan video tutorial de cómo gestión el cambio de clave:
• Aplicativo Master: https://instructivos.udes.edu.co/v2/index.php/search_by/master/1/4
• Aplicativo Galileo: https://instructivos.udes.edu.co/v2/index.php/search/galileo/1
• Aplicativo Génesis: https://instructivos.udes.edu.co/v2/index.php/search/genesis/1
- ¿Por qué se demoran mis solicitudes o me responde con preguntas sobre mi información de estudiante?
Porque desde Registro y Control se busca proteger la información personal, y Académica del estudiante, así mismo porque dentro de la institución educativa el estudiante adquiere una información que genera parámetros de seguridad y búsqueda para facilitar todos los tramites académicos.
- ¿Cuál sería la forma más segura de recibir información?
Brindar la información básica: nombre y código del estudiante, sede, programa académico, si tiene información de sus cursos igualmente código, nombre y letra de grupos, y un pequeño párrafo con la novedad presentada. Así todo el tramite será más dinámico y efectivo.
- ¿Qué dependencia es la encargada de hacer el registro de diplomas y actas ante el Ministerio de Educación y entidades encargadas de expedir la tarjeta profesional?
La dependencia encargada de realizar los registros de diplomas y actas de grado ante el Ministerio de Educación Nacional es la oficina de Secretaría General.
- ¿Por qué se pide información personal cuando se realiza una solicitud?
Según la ley 1581 de 2012 de protección de datos personales, es necesario confirmar datos básicos para poder brindar la información al estudiante y confirmar que sea el titular de los datos.
- ¿Qué trámites se pueden realizar ante la oficina de Registro y Control Académico para Ecopetrol?
Legalización:
Debe enviar por medio de correo electrónico los siguientes documentos:
1. Recibo de pago del certificado
2. Recibo de pago del semestre (Cancelado)
•Bucaramanga:
•Cúcuta:
•Valledupar:
Anticipo:
Debe enviar por medio de correo electrónico el recibo de pago del certificado, indicando que desea solicitar el anticipo ante Ecopetrol.
•Bucaramanga:
•Cúcuta:
•Valledupar:
Pago directo:
Debe enviar por medio de correo electrónico los siguientes documentos:
1.Recibo de pago del certificado
2. Pantallazo o evidencia de que se acogió al nuevo decreto (aplica para estudiante que inician por primera vez el tramite).
•Bucaramanga:
•Cúcuta:
•Valledupar:
- ¿Cuántas horas se deben cumplir con cursos de bienestar institucional durante el estudio del programa académico en el cual se está inscrito?
De acuerdo con el artículo 22 del Reglamento Académico “todo estudiante de cualquier Programa de Pregrado en la Universidad de Santander debe matricular y aprobar un número mínimo de horas de Bienestar Universitario, en cualquiera de las actividades que ofrece la Institución en concordancia con el Reglamento de Bienestar Universitario y lo establecido en el acuerdo de aprobación de cada Programa Académico, como requisito para obtener su título profesional”.
Para programas profesionales el estudiante debe cumplir con 140 horas de cursos de Bienestar Institucional y para programas de Tecnologías se debe cumplir con 84 horas. La mayoría de cursos son de 28 horas semestrales, pero existen cursos de Selección o Representativos que tienen más horas semestrales.
- ¿Cómo es el nuevo código de estudiante?
Para la nueva digitalización del código estudiantil se debe agregar antes del código el (01) campus Bucaramanga (02) campus Cúcuta (03) campus Valledupar. Después de los dos primeros dígitos del código se debe agregar un cero(0) y continuar con el código normal: ejemplo 15102011 el nuevo código seria 01150102011.
- ¿Por qué no se activan la totalidad de los módulos para los coordinadores de los programas en Master Web?
Algunos módulos son exclusivos de los subprocesos y procesos. Si se desea tener acceso a estos se debe pasar la solicitud a Registro y Control Académico del módulo que se requiere, para que el proceso pueda analizar la solicitud.
- ¿Dónde se puede actualizar la información personal de un estudiante?
Puede actualizar los datos personales a través de las siguientes opciones:
1. Acercándose a la oficina de Registro y Control Académico del campus donde estudia.
2. A través del correo institucional enviar la información que requiere de actualización.
Bucaramanga: con copia al Coordinador al correo:
Cúcuta: /
Valledupar: con copia al Coordinador al correo:
El tiempo de respuesta por parte de registro y control académico es de 24 horas.
